Congres organiseren stappenplan

Een goed congres organiseren gaat volgens een stappenplan. Ad hoc is het nooit mogelijk om een goed congres te organiseren. Dit kan alleen door een gedegen voorbereiding en het kiezen van de perfecte locatie. Les hier alles over een congres organiseren en een stappenplan.

Een congres organiseren is maatwerk

Het blijft natuurlijk maatwerk, het organiseren van een congres.  Normaliter start je met de eerste voorbereidingen uiterlijk een half jaar voor het congres plaatsvindt, liefst nog eerder. Bepaal in de eerste plaats de doelgroep waarop jij je richt en wat je precies met het congres wilt bewerkstelligen. Kies bovendien een centraal thema of onderwerp en maak een voorzichtige inschatting van het aantal bezoekers dat langs zal gaan komen. Ga bovendien in een vroeg stadium na of er binnen jouw organisatiecomité voldoende expertise zit. Is dat niet het geval, huur die kennis dan in. Het kost je geld, maar het is de investering vaak meer dan waard. Bovendien wil jij de bezoekers iets goeds voorschotelen, toch?

Strakke planning

De perfecte locatie heb je al gevonden, dat is De Ruwenberg. Een goede locatie is uitermate belangrijk. Het kan een congres maken en breken en moet de bezoekers inspiratie geven. Een inspirerende omgeving is het halve werk. Bovendien kijk je nadrukkelijk naar de faciliteiten die je tot je beschikking hebt. In het congres organiseren stappenplan speelt een strakke planning ook een belangrijke rol. Je stelt eerst een datum vast en brengt vervolgens zoveel mogelijk mensen op de hoogte van die datum. Je verstuurt uitnodigingen, stuurt nog een keer een reminder en bedankt na afloop de aanwezigen.

Evalueer het congres

Uiteraard zorg je voor een inspirerend programma op de dag zelf. Belangrijk is dat je na het congres het evenement nog eens goed evalueert om een jaar later een nog beter congres te kunnen organiseren. Want je blijft wat dat betreft elke keer weer leren.